Informativa sulla privacy

1. Introduzione

In quanto entità del gruppo Elancia, la società Le Mas de Pierre («noi», «nostro») offre ai suoi clienti e potenziali clienti («voi», «vostro») servizi alberghieri, che includono in particolare servizi di ospitalità, ristorazione e SPA, nonché offerte speciali, cofanetti regalo e newsletter correlate.

La presente informativa sulla privacy descrive, per tutte le nostre attività, le nostre pratiche di raccolta, utilizzo e trasferimento dei vostri dati personali.

Ci impegniamo a garantire la protezione dei vostri dati nel rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (n. 2016/679) e della Legge sull’informatica e la libertà (n. 78-17).

Il Titolare del trattamento è la società Le Mas de Pierre, SNC iscritta al RCS di Grasse con il numero SIREN 450.228.317, che elegge domicilio per qualsiasi questione relativa ai dati personali al 265 Avenue des Etats du Languedoc, 34961 Montpellier Cedex 2, CS 99553.

Il rappresentante del Titolare del trattamento è la direttrice dell’hotel, la signora Audrey Jorge.

2. La raccolta dei vostri dati personali

I vostri dati e quelli delle persone che vi accompagnano possono essere raccolti direttamente da voi sul sito web del Mas de Pierre (tramite i moduli di informazione, prenotazione, i cookie o il chatbot), o durante il vostro soggiorno al Mas de Pierre (modulo compilato, dati forniti oralmente…).

A causa della natura dei servizi offerti, i vostri dati possono essere raccolti da altre entità per essere a noi trasmessi, e principalmente siti, fornitori e piattaforme di prenotazione. Potremmo anche raccogliere dati da entità affiliate, partner commerciali, subappaltatori e fornitori se le loro politiche di protezione dei dati personali lo consentono. In ogni caso, i vostri dati non saranno raccolti da una fonte accessibile al pubblico.

Considerando quanto precede, la presente Informativa sulla privacy ha lo scopo di informare non solo le persone i cui dati sono raccolti direttamente, ma anche quelle i cui dati sono raccolti indirettamente da e/o per Le Mas de Pierre, in conformità agli articoli 13 e 14 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (n. 2016/679).

3. I dati personali che trattiamo

Il termine «dato personale» designa qualsiasi informazione che consenta di identificare una persona fisica in modo diretto o indiretto. È il caso di un nome o un cognome, ma anche della lingua che parlate, dei dettagli della vostra prenotazione, della vostra targa, ecc…

Il termine «finalità» si riferisce al motivo per cui trattiamo i vostri dati personali.

Il termine «base giuridica» si riferisce al fondamento giuridico su cui si basa il trattamento dei vostri dati. Ogni trattamento deve obbligatoriamente basarsi su una base giuridica per essere lecito.

Nessun dato raccolto e trattato da Le Mas de Pierre è oggetto di un trattamento per una finalità successiva diversa da quella indicata nelle tabelle seguenti.

Tabella riassuntiva delle categorie di dati trattati, della finalità del trattamento e dei periodi di conservazione:

Finalità	Categorie di dati trattati	Durata di conservazione
Protezione della struttura tramite videosorveglianza	Immagini e tutti i dati deducibili da esse	15 giorni sui server del Mas de Pierre
Prenotazione, fornitura e pagamento dei servizi offerti	Dati identificativi e di contatto Dati bancari Dati sanitari	10 anni dall’operazione (dati di fatturazione) I dati necessari al pagamento sono conservati dall’acquisizione dell’impronta della carta di credito (se del caso) al pagamento effettivo, e possono essere conservati più a lungo se c’è consenso Per la durata della fornitura del servizio, in particolare SPA o ristorante, e conservazione della scheda sanitaria per 13 mesi se c’è consenso del cliente
Gestione e invio di una newsletter	Dati identificativi, di contatto, dati relativi al monitoraggio della newsletter (e-mail aperta, link cliccato, ecc.)	Finché la persona è iscritta, con una pulizia annuale degli «inattivi» Cancellazione dalla base attiva al ricevimento di una revoca del consenso o di una richiesta in tal senso, conservazione a fini probatori per 5 anni
Realizzazione di indagini di soddisfazione tramite l’invio di questionari	Dati identificativi e di contatto Risposte ai questionari (pre e post soggiorno)	Questi dati sono anonimizzati dopo il loro trattamento da parte del fornitore e prima della pubblicazione del parere 3 anni dall’ultima prestazione o dall’ultimo contatto
Gestione dei reclami	Dati identificativi, di contatto, relativi al soggiorno, contenuto del reclamo	Durante il trattamento della richiesta, poi 5 anni a fini probatori
Gestione del contenzioso	Qualsiasi dato pertinente nell’ambito del contenzioso	Al più tardi fino alla prescrizione dell’azione corrispondente Le decisioni giudiziarie sono conservate a tempo indeterminato
Marketing digitale	Criteri di targeting adottati	I dati sono detenuti dai fornitori di questi servizi di marketing (social network e motori di ricerca) secondo le durate definite da ciascuno
Gestione dei partner contrattuali del Titolare del trattamento	Dati identificativi professionali del personale dei partner	Durata del contratto con il partner contrattuale, poi 5 anni a fini probatori
Gestione e funzionamento del sito web	Dati di connessione obbligatori per il corretto funzionamento del sito / cookie necessari Dati inseriti nel chatbot Velma	13 mesi massimo 6 mesi
Gestione dei cookie	Dati dei cookie necessari, e in particolare: localizzazione, tracciamento delle pagine, link cliccati…	6 mesi massimo
Gestione della comunicazione (Social network)	Qualsiasi dato pubblico messo online dagli utenti dei social network, e/o messaggi scambiati con gli account del Titolare del trattamento	Finché la persona è iscritta, con una pulizia annuale degli «inattivi» Cancellazione dalla base attiva al ricevimento di una revoca del consenso o di una richiesta in tal senso, conservazione a fini probatori per 5 anni
Realizzazione di indagini di soddisfazione tramite l’invio di questionari	Dati imposti dall’articolo R814-2 del codice di ingresso e soggiorno degli stranieri e del diritto d’asilo	Durata imposta dall’articolo R814-3 del codice di ingresso e soggiorno degli stranieri e del diritto d’asilo (6 mesi)
Contabilità generale	Elementi figuranti sulle fatture	Durata imposta dall’articolo L123-22 del codice di commercio (10 anni)
Esercizio dei diritti GDPR (richiamati di seguito)	Dati identificativi e di contatto, dati pertinenti nel trattamento della richiesta	Per la durata del trattamento della richiesta, poi 5 anni a fini probatori

Tabella riassuntiva delle basi giuridiche associate a ciascuna finalità:

Base giuridica	Finalità associate	Precisazioni
Esecuzione contrattuale	Prenotazione, fornitura e pagamento dei servizi Gestione dei partner contrattuali	N/A
Interesse legittimo	Protezione della struttura tramite videosorveglianza Fornitura di una connessione Wi-Fi in tutti i locali Indagine di soddisfazione Gestione dei cookie necessari o esenti da consenso Gestione dei tracker e delle tecnologie di tracciamento online assimilate (esclusi i cookie) Gestione dei social network Gestione dei reclami e del contenzioso Marketing digitale	Sicurezza dei beni e delle persone Miglioramento del servizio tramite la fornitura di accesso a internet Ricerca del miglioramento del servizio tramite la raccolta di feedback Corretto funzionamento del sito e misurazione dell’audience Gestione della comunicazione esterna e realizzazione di pubblicità personalizzata Monitoraggio, ricerca e miglioramento dell’esperienza del cliente Difesa degli interessi del Titolare del trattamento in giudizio Gestione della commercializzazione esterna tramite l’uso della pubblicità mirata
Consenso	Qualsiasi dato sanitario nonostante la finalità Qualsiasi dato bancario per la conservazione oltre l’esecuzione del servizio nonostante la finalità Gestione dei cookie (non necessari) Gestione e invio di una newsletter	N/A
Obbligo legale	Contabilità generale Scheda di polizia Tenuta di un registro unico del personale Esercizio dei diritti delle persone garantiti dal GDPR	Ciò include i dati di fatturazione derivanti da alcune esecuzioni contrattuali

Vi raccomandiamo inoltre di fornire il minor numero possibile di informazioni su persone diverse da voi stessi o sulla vostra e la loro salute, durante la navigazione sul sito (in particolare l’utilizzo del chatbot) e, in generale, durante il vostro soggiorno.

4. Cookie e altre tecnologie web

Raccogliamo dati tramite cookie, tracker, e altre tecnologie simili (web beacon).

I «cookie» sono piccoli file di testo che vengono copiati automaticamente sul vostro computer o dispositivo mobile quando visitate un sito web. Questi «cookie» contengono informazioni di base sull’utilizzo che fate di Internet. Il vostro browser invia questi «cookie» al nostro sito web ogni volta che lo visitate affinché il vostro computer o dispositivo mobile sia riconosciuto e la vostra esperienza di navigazione sia personalizzata e migliorata.

Alcuni cookie sono definiti «necessari», il che significa che il sito web non può funzionare e visualizzarsi sul vostro terminale.

Gli altri sono definiti «non necessari» e mirano a stabilire statistiche di frequentazione, o a personalizzare e migliorare la vostra esperienza di navigazione e il targeting delle pubblicità che vedete. Questi ultimi saranno depositati sul vostro browser solo se lo accettate espressamente.

Potete controllare il vostro consenso ai cookie non necessari tramite un banner a scorrimento che appare alla vostra prima visita sul sito, e poi in qualsiasi momento cliccando sulla barra «impostazioni cookie» che appare in basso a destra dello schermo durante la navigazione sul nostro sito.

Gli elenchi dei cookie e dei tracker, nonché le loro finalità, e quelli dei partner che li installano, sono disponibili nelle schede «personalizza le tue scelte» e «vedi i partner» del banner a scorrimento.

Inoltre, il nostro sito web può contenere link a siti web, applicazioni e «plug-in» di terze parti. Se accedete ad altri siti web tramite i link forniti sul nostro sito web, gli operatori di questi siti possono raccogliere o condividere informazioni su di voi. Queste informazioni saranno utilizzate da tali operatori in conformità con la loro politica sulla privacy, che potrebbe differire dalla nostra. Vi invitiamo a leggere queste politiche sulla privacy e a rivolgervi direttamente a queste terze parti se avete domande sulle loro pratiche

5. Le fonti che ci comunicano i vostri dati e i destinatari

Quando non raccogliamo direttamente i vostri dati, questi ci vengono trasmessi dai nostri subappaltatori e partner, cioè essenzialmente le piattaforme di prenotazione che offrono i nostri servizi: agenzie di viaggio, tour operator, online travel agencies (in particolare piattaforme di prenotazione online)…

All’interno della società Le Mas de Pierre, i vostri dati sono accessibili solo alle persone che ne hanno strettamente bisogno. Essi potranno essere condivisi con le seguenti categorie di destinatari:

• Intragruppo: le altre società del Gruppo Elancia, in particolare le società Socri Financière Hôtelière ed Elancia, essenzialmente per gli aspetti di marketing, contabili, HR e legali.
• Autorità ufficiali: al fine di adempiere ai nostri obblighi legali, i vostri dati possono essere trasmessi a tali autorità, come:
  • I servizi di polizia (esempio: immagini di videosorveglianza consegnate a un Ufficiale di Polizia Giudiziaria, su richiesta).
  • Gli organismi giudiziari (esempio: tutti gli elementi necessari alla difesa in giudizio del Mas de Pierre come la fattura e il dettaglio del soggiorno).
  • Gli organismi di controllo (esempio: elementi di fatturazione per i revisori dei conti).
• Sito web: i vostri dati possono essere condivisi con i nostri fornitori che gestiscono il nostro sito web (esempio: misurazione dell’audience) o ci permettono di offrire i nostri servizi online (esempio: reindirizzamento automatico al nostro fornitore di pagamento online).
• Indagini di soddisfazione e newsletter: i vostri dati possono essere condivisi con i nostri fornitori che ci offrono questi servizi
  
  

6. Sicurezza dei dati e trasferimenti internazionali

Abbiamo implementato misure tecniche e organizzative adeguate al grado di sensibilità dei dati personali, al fine di garantire l’integrità e la riservatezza dei dati e di proteggerli da qualsiasi intrusione malevola, perdita, alterazione o divulgazione a terzi non autorizzati.

Effettuiamo regolarmente audit per verificare la corretta applicazione operativa delle regole relative alla sicurezza dei dati.

Per soddisfare questi impegni, i nostri fornitori e subappaltatori sono scelti con cura e sono tenuti a un livello di protezione dei dati personali almeno equivalente al nostro.

Ad esempio, il nostro fornitore di Consent Management Platform (il banner che consente di effettuare le vostre scelte in materia di cookie) è stato scelto perché anonimizza i dati raccolti dai cookie non necessari, prima di comunicarli a Google Analytics.

In questo modo, i vostri dati non transitano attraverso gli Stati Uniti (paese considerato non offrire un livello di protezione dei dati equivalente a quello dell’UE).

Per alcuni fornitori, i dati vengono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea, in paesi che non sono oggetto di decisioni di adeguatezza da parte della Commissione Europea, come gli Stati Uniti.

In questi casi, scegliamo solo fornitori che hanno adottato Clausole Contrattuali Tipo (CCT) o ottenuto certificazioni (esempio: Data Privacy Framework) al fine di proteggere al meglio i vostri dati.

Inoltre, da parte nostra, mettiamo in atto misure organizzative per limitare e proteggere al meglio i trasferimenti di dati.

7. I vostri diritti

In conformità con la normativa sulla protezione dei dati, beneficiate dei seguenti diritti riguardanti i vostri dati personali:

• Diritti di accesso, rettifica e cancellazione,
• Diritto alla limitazione del trattamento,
• Diritto di opposizione al trattamento,
• Diritto alla portabilità dei vostri dati,
• Diritto di non essere soggetti a un trattamento automatizzato o a una profilazione. Tuttavia, per quanto riguarda i trattamenti effettuati da (o per) Le Mas de Pierre, nessuno di essi costituisce un trattamento automatizzato o una profilazione con un impatto giuridico significativo per voi.

Potete esercitare i vostri diritti o richiedere ulteriori informazioni tramite i seguenti canali:

• Via e-mail contattando info@lemasdepierre.com
• Via posta all’indirizzo postale seguente: 265 Avenue des Etats du Languedoc, CS 99553, 34961 Montpellier Cedex 2
• Alla reception dell’hotel

Se desiderate maggiori informazioni o se ritenete, nonostante le nostre risposte, che queste siano insufficienti, o che un trattamento di dati sia illecito, potete contattare la Commission Nationale Informatique et Libertés (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

8. Durata di conservazione dei dati personali

Conserviamo i vostri dati personali per il tempo necessario alle finalità per le quali li abbiamo raccolti, in particolare per soddisfare qualsiasi requisito legale o contabile e qualsiasi obbligo legale di rendicontazione.

9. Modifiche all’Informativa sulla privacy

Potremmo essere tenuti a modificare, aggiornare e/o sostituire la presente informativa sulla privacy, in particolare in caso di evoluzione della normativa in materia di protezione dei dati personali. Vi raccomandiamo quindi di consultare regolarmente la presente politica di protezione dei dati personali al fine di prendere conoscenza della sua ultima versione.